Как сэкономить на цифровой печати

Как выгодно печатать, цифровая печать

Вы, наверное, нередко слышали утверждение, что чернила для принтера – дорогостоящая покупка. Их цену даже сравнивают с ценой на самое дорогое марочное шампанское или виски, красной икры высшего качества. Идут года, и ничего не меняется. На самом деле, чернила действительно стоят дорого. В отличие от любых других товаров и материалов, связанных с работой цифровой техники, их стоимость за последние годы даже увеличилась.

цифровая печать

Для развития бизнеса печать материалов является неотъемлемой частью, а расходы на нее весьма существенны. Печать одного полноцветного материала, конечно, обходится недорого, но для продвижения компании этого недостаточно – многим предприятиям для нормального развития требуется печать тысяч страниц цветных материалов и различных документов еженедельно, независимо от того, делается это в типографии, либо посредством офисного принтера.

Цифровая печать – процесс затратный, но Вы сможете снизить расходы намного более, чем Вы можете себе представить. Безусловно, печать некоторых материалов просто необходима – конверты, наклейки для них, юридические документы, маркетинговые пособия, и т.д., но печати некоторых документов можно избежать. Это будет абсолютно безболезненно для Вашего бизнеса, но позволит существенно сэкономить. Вот некоторые советы о том, как это сделать.

Сознательность

Неужели подпись в письме, отправленном электронной почтой: «Не распечатывайте это письмо без особой надобности, поберегите природу» не заслуживает внимания? Рядом с такой подписью обычно изображено ветвистое зеленое дерево. Практика показывает, что это примечание практически всегда игнорируется, но правильно ли это?

Сотни, тысячи печатных листов офисы предприятий ежегодно отправляют в мусор. Это расточительство высшей степени. Если Вы являетесь владельцем бизнеса, независимо от того, мелкого или крупного, Вам стоит сделать памятку для всех своих сотрудников подобного рода: «Не распечатывайте заметки, карты, напоминания, интересные статьи!». Чтобы и в этом случае сэкономить бумагу и чернила, можно сделать электронную рассылку всем коллегам с просьбой менее расточительно относиться к ресурсам. Любые документы можно хранить в электронном виде, обращаясь к ним по мере необходимости. Если возникает надобность в печати того или иного документа или его части, необязательно распечатывать его целиком – можно напечатать лишь ту его часть, которая нужна в данный момент для работы.

На самом деле, текущих рабочих документов, которые нуждаются в распечатывании, не так много, поэтому все их можно архивировать и искать при надобности в электронном виде, что, к слову, гораздо удобнее, чем перелопачивать стопы бумаг в поисках нужного печатного документа.

Хитрости в применении бумаги при цифровой печати

Один из наиболее известных способов сэкономить бумагу – печать как можно большего количества информации на одном листе. Эта задача легко выполнима, если принтер имеет возможность выполнять автоматически двухстороннюю печать, хотя, делать это можно и вручную. Печатая слайды, настраивайте печать таким образом, чтобы воспроизводилось несколько изображений на одном листе. Работая в таком режиме, Вы можете распечатывать до 9 слайдов на одной странице (правда, они будут маленьких размеров).
Еще один способ экономии бумаги – сжатие документа непосредственно в редакторе (в Excel или Word), либо в браузере. Такой подход позволит сохранить всю информацию, содержащуюся в документе, и напечатать ее на меньшем количестве страниц. Сжав документ, Вы экономите печатное пространство, а значит, и количество задействованных листов.

Эксперименты со шрифтами

Действенный способ сэкономить на чернилах – использовать шрифты, которые при печати требуют меньших их затрат. Исследования показали, что, например, шрифт Century Gothic требует намного меньших затрат чернил, чем стандартный Arial. Таким образом, Ваша компания может существенно сэкономить, просто выбрав нужный шрифт. К слову, более профессионально выглядящий Times New Roman, тоже является экономически выгодным при печати.

Использование не фирменных картриджей при цифровой печати

Исследованиями доказано, что картриджи, изготовленные сторонними компаниями, не являющимися производителем оборудования, которым Вы пользуетесь, дают не меньшее качество печатных материалов, нежели фирменные картриджи. При печати черно-белых документов не обнаруживается практически никаких отличий в качестве. Если Вам необходимо достичь самого лучшего качества печати, особенно, если речь идет о глянцевых материалах, то, безусловно, стоит пользоваться фирменными картриджами. Но большинство документов, печатаемых в офисах предприятий, являются черно-белыми, поэтому для них можно использовать нефирменные картриджи. Это позволяет сэкономить до 70% средств, затрачиваемых на чернила.

Обслуживание двух принтеров может быть более экономически выгодным, чем обслуживание одного

Это звучит парадоксально, но наличие в офисе двух принтеров поможет сэкономить средства. Как? Один принтер должен использоваться исключительно для печати черно-белых документов, которых обычно производится гораздо больше. На втором принтере нужно печатать только цветные материалы.

Лазерные принтеры гораздо более дешевы в обслуживании, нежели струйные. Затраты на них значительно ниже, при этом, они намного быстрее работают, соответственно, Вы и Ваши сотрудники будете тратить меньше времени на ожидание печатных материалов, оптимизируя, таким образом, рабочий процесс.

Используя такой подход, убедитесь, что Ваши сотрудники используют имеющиеся в офисе принтеры строго по назначению. Помогите им рационально расходовать ресурсы Вашей компании, например, дав каждому из принтеров соответствующие названия – «Цветной принтер», «Черно-белый принтер».

два принтера

Крайние меры при цифровой печати

Что делать, если коллеги никак не могут привыкнуть экономить на печати, и вышеперечисленные меры не действуют?

Существует одно жесткое, но действенное решение такой проблемы. Нужно просто запретить использование принтеров, предназначенных для применения каждым из сотрудников – уберите их с рабочих столов. Переместить принтеры можно подальше от рабочих мест коллег. Постоянная необходимость далеко ходить за печатными материалами вызовет неудобства, и печатать они станут меньше. Кроме того, Вы можете назначить сотрудника (например, офис-менеджера), который будет следить за объемами печати, и отвечать за обслуживание оборудования. Вряд ли этот сотрудник захочет отвечать за несознательность всех остальных коллег, поэтому сам будет регулировать количество печати.

Еще более жесткая мера, которая позволит отучить сотрудников печатать лишние документы – полное лишение их возможности пользоваться принтером хотя бы раз в неделю, вплоть до того, что оборудование нужно запереть в шкафу. Вы, конечно, услышите в свой адрес много жалоб, просьб вернуть оборудование, потому что есть необходимость в печати срочных документов. Но в течение нескольких недель коллеги привыкнут пользоваться принтером по такому расписанию, регулируя свой рабочий режим соответствующим образом. Многие предприятия принимали более жесткие меры по урегулированию расходов, периодически выключая телефоны и интернет. При этом, им удалось получить выгоду от подобных действий.

Со временем Вы можете еще более ужесточить режим использования принтера, выключая его на два, или даже, три дня. Только помните, что данные мероприятия не должны вредить Вашему бизнесу. Нельзя допустить, чтобы, экономя на расходах на печать, Ваша компания теряла прибыль.
Полезные ссылки:
Поделиться