Эти печатные материалы значительно упрощают ведение деловых отношений с бизнес-партнерами, клиентами. Но также, как в общении важен речевой этикет, а при употреблении пищи – правила этикета за столом, важен и этикет вручения визиток. Нужно не просто показать свой статус, предоставить информацию о себе, но и позиционировать себя как человека воспитанного. Для этого и нужно соблюдать важные правила обмена визитными карточками.
Одно из главных среди этих постулатов – вы должны быть уверенными в презентабельности своей собственной визитки. А в этом вопросе ключевую роль играет ее оформление, соответствие вашей должности, бизнесу. Дизайн визитки и ее качество – это одна из основ в этом механизме. Этикет ее вручения основывается на ряде важных правил. Их должен знать каждый, кто сталкивается с деловым общением. Этикет государственных и муниципальных служащих обязывает и их знать эти нормы, поскольку они могут быть участниками не только внутригосударственных переговоров, но и международных.
Содержание
Правило №1
Не принуждайте человека взять вашу визитку. Вручать ее целесообразно в случае возникновения у него интереса к ней. Часто бывает так, что при первой встрече таковой не проявляется, но он может сформироваться позже, и тогда наступит подходящий момент для обмена личными и контактными данными.
При вручении визитки важно учитывать и некоторые правила речевого этикета. Например, уместнее не сказать: «Вот, возьмите мою визитную карточку», а спросить: «Возможно, Вам интересна информация обо мне, и вы возьмете мою визитку?». Второй вариант предусматривает предоставление собеседнику выбора, заинтересованность его мнением. Человек, знающий этикет общения, не откажется от вашего предложения.
Правило №2
Предлагать обмен визитками – процесс, который является, своего рода, церемонией – должен старший по должности. Если ранги собеседников равны, то инициатива должна исходить от человека, младшего по возрасту. Женщинам предоставляется право первыми вручать свою визитную карточку. Но это касается деловых отношений, а при личном общении девушка не должна первой это делать. В среде военнослужащих прерогатива отдается старшему по званию.
Культура поведения предусматривает взаимный обмен визитками, если вы получили такое предложение. А это значит, что ваши печатные материалы должны быть при вас всегда, чтобы ее правила были соблюдены.
При этом, многие люди имеют разные виды визиток, чтобы можно было подобрать нужный вариант в зависимости от обстоятельств. Если по какой-то причине их при вас не оказалось, извинитесь перед собеседником и запишите свои данные на чистом, аккуратном листке бумаги.
Правило №3
Не следует навязывать свои контактные данные. Деловой этикет предусматривает, что вручать визитную карточку с ними следует, если вы планируете сотрудничество с человеком, получающим ее, и это стремление является обоюдным. В противном случае, можно ограничиться вручением представительского варианта этих печатных материалов. Правила оформления визиток этого вида подразумевают наличие на них только такой информации, как Ф. И. О., должность и отсутствие адреса, телефонов.
Такой вариант печатной продукции можно вручать в ответ на получение визитной карточки от другого человека. Еще одно правило этикета и способ проявления хороших манер предусматривает, что, если вам вручили визитку, вы должны сделать ответный аналогичный шаг. В этом случае вы и можете преподнести представительский ее вариант, не обидев собеседника, но и корректно дав понять, что партнерства вы не планируете (если это так). Такой подход обычно используют политики, представители шоу-бизнеса, публичные люди. Представительская визитка может применяться, если нужно зарегистрироваться как участник презентации, конференции, выставки, съезда, доклада.
Если же сотрудничество планируется, люди передают друг другу деловые визитки. На них, помимо указанной информации, есть контактные данные. Это необходимо не только для того, чтобы дать визави понять, что вы готовы к партнерству, но и для того, чтобы впоследствии он мог связаться с вами по телефону, по почте или нанеся визит в ваш офис.
В случае если вы занимаетесь продажами, лучше, чтобы ваши печатные материалы попросил предоставить ему сам собеседник. Вручить в такой ситуации ему можно как личную визитку, так и деловую. Уместно при этом давать и рекламные визитки.
Правило №4
Оно касается самих печатных материалов. Наверняка вы позаботились о том, чтобы ваша визитная карточка имела эффектный, стильный дизайн, соответствовала роду вашей деятельности и обладала высоким качеством. Так вы можете подчеркнуть статус своей компании и свой собственный статус в глазах собеседника. При общении с высокопоставленными чинами можно использовать VIP-визитки, которые изготавливаются как для мужчин, так и для женщин.
Но позаботиться нужно и о еще одном немаловажном аспекте – физическом их состоянии. Пожалуй, даже не обязательно учить правила этикета, чтобы понимать, что выглядеть печатные материалы должны аккуратно. Обтрепанность, помятость, загнутые края, выцветшая или потертая краска – все это делает их внешний вид неопрятным, что не идет на пользу ни их владельцу, ни его организации. Это касается и любых повреждений, загрязнений на ней, устаревший внешний вид.
Вручая такую визитную карточку, вы не только нанесете урон своей репутации и выдадите незнание правил современного этикета. Таким поступком можно оскорбить собеседника, навсегда перечеркнув возможность сотрудничества с ним. Чтобы этого избежать, храните свои печатные материалы в визитнице и регулярно обновляйте их, будь то визитка генерального директора компании, рядового ее сотрудника или юриста, дипломата, представителя любой другой профессии.
Выполняя последний совет, вы еще и всегда сможете заявить о себе с помощью стильных материалов, выполненных с учетом современных тенденций. Хранение же визиток в визитнице или картхолдере позволит выполнить еще одно правило. Перед вручением нельзя доставать их из кармана, поскольку это признак небрежности. В карманах могут находиться только личные вещи (платок, расческа и т.д.).
Правило №5
Оно касается времени и места вручения визиток. Делать этого не стоит во время застолья, любого приема пищи. Исключение составляет только деловая встреча в кафе, ресторане, которая посвящена непосредственно переговорам.
Не следует раздавать визитки одновременно целой группе людей независимо от обстоятельств. Особенно это касается случаев, если аудитория собрана на общественном мероприятии. Вы можете обменяться ими с отдельными его участниками в частном порядке, придерживаясь всех правил общения и обмена визитными карточками. Исключение может составить мероприятие, организованное вами же, с ознакомительными целями (например, презентация).
Правило №6
Если вы наносите визит кому-либо или организации, прерогатива вручения визитки первыми принадлежит хозяевам. Посетители же дают свои материалы в ответ. Но из этого правила могут быть исключения.
Например, вы прибыли в офис, а администрации не оказалось на месте. В этом случае вы можете оставить визитную карточку у секретаря. Подписывать ее необязательно. Согласно служебного этикета, сотрудник компании (секретарь) сам определит, кому передать визитную карточку, но цель ее передачи должны обозначить вы сами, сделав соответствующую надпись.
С вашей стороны обязательно потребуется загнуть левый край материала и вложить его в конверт – если есть, то в корпоративный, а если такового нет – в любой. Эту же процедуру правила поведения рекомендуют проделывать, если вы отправляете визитку почтой. Уместен такой способ передачи материалов, если, например, вам предстоит деловая встреча с группой людей из разных организаций и/или разных городов, и вы хотите предварительно предоставить общую информацию о себе, своей компании.
Если вы передаете визитку через секретаря, конверт не запечатывается. Исключение составляют случаи, если вместе с ней вы вкладываете дополнительные материалы с личным посланием. Запечатывать конверт нужно, только если визитную карточку вы отправляете почтой или курьером. Отметить на нем надпись адресата, в руки которого она должна попасть, необходимо исключительно в ситуациях, когда, помимо визитки, в конверте есть материальные ценности.
Правило №7
Передавать визитную карточку нужно в таком положении, чтобы получатель сразу мог прочесть текст на ней. Этим жестом вы продемонстрируете учтивость и вежливость по отношению к собеседнику. Тут же нужно снова вспомнить и об этикете разговора, если визитная карточка вручается иностранцу. Ему может быть сложно сразу распознать и легко произнести данные собеседника, поэтому, передавая карточку, отчетливо произнесите свою фамилию, имя и отчество вслух.
Правило №8
Оно касается получения визитной карточки. Ее нужно обязательно рассмотреть, но всматриваться в нее долго не нужно. После необходимо произнести фразу, которая даст собеседнику понять, что вы ознакомились с данными на ней. Это может быть фраза, выражающая благодарность – например, «Благодарю (или спасибо), господин Иванов (или Иван Иванович)».
Этика делового обобщения запрещает вежливо, извинившись, переспросить, как правильно звучат данные собеседника. Так бывает, когда вы не расслышали информацию и текст визитной карточки не помог. Хуже будет, если, так и не уточнив их, в дальнейшем обращаться к человеку вы будете неправильно.
Принимая визитку, нельзя отправлять ее сразу же в карман. Ее следует держать перед собой в присутствии собеседника. Если вы получили карточки от нескольких людей, расположите их в том порядке, в котором они находятся за столом. Как этикет банкира, так и свод норм поведения представителя любой другой профессии, запрещает в присутствии собеседника, вручившего карточку, делать на ней какие-либо пометки. Даже для детей не секрет, что относиться к ней пренебрежительно (рвать, мять, пачкать и т.д.) нельзя.
Учитывать нужно и некоторые нюансы реакции на получение визитной карточки не лично в руки, а по почте, курьерской доставкой или через секретаря. Этикет обмена визитками гласит, что сделать ответный шаг нужно в течение суток после ее получения. Это послужит признаком вашей готовности к переговорам, сотрудничеству. Вы можете перезвонить этому человеку, отправить электронное сообщение, соблюдая этикет письма, вручить свою визитную карточку (можно через почту или курьера).
Правило №9
Иногда придерживаться нужно не только правил русского этикета. Речь идет о взаимодействии с иностранными партнерами, в частности, с представителями азиатских стран (например, Сингапур, Япония, Тайвань). Им визитка передается обеими руками и обязательно в поклоне. Последний должен быть тем ниже, чем выше статус и должность собеседника. Они визитные карточки тоже передают обеими руками, а вот принимать их нужно одной рукой – правой.
Если вашим собеседником является представитель Ближнего Востока, передавать ему визитку нужно только правой рукой, поскольку левая в их культуре считается грязной. При раздаче визиток зарубежным партнерам подготовьте материалы, текст которых будет только на международном языке или языке их страны.
Даже если они двусторонние, любой дизайнер визиток посоветует отказаться от идеи нанесения текста на двух языках. Исключением является только визитка, которую вы вручаете китайскому собеседнику – на ней может быть нанесен текст на двух языках, один из которых обязательно должен быть китайским.
Есть правила этикета в интернете и в реальном общении, которые нужно строго соблюдать. Это путь к новым деловым знакомствам и отношениям. Визитка является лицом – вас и вашей компании, а создать первое впечатление дважды, как известно, невозможно.
